استقرار دفتر مدیریت پروژه ( PMO )

مشاوره و اجراء استقرار دفتر مدیریت پروژه برای سازمان ها

امروزه در اغلب سازمانهای کوچک و بزرگ مبتنی بر پروژه، مدیران ارشد بخصوص مدیران پروژه ها در زمینه تخصیص منابع با چالش های فراوانی مواجه هستند.

امروزه بحث مدیریت پروژه از چالشهای عمده بسیاری از سازمان ها  است لذا نیاز به ایجاد استقرار دفتر مدیریت پروژه PMO که به این مهم توجه ویژه داشته باشند بیش از پیش احساس می شود.

بنابراین، تاسیس و توسعه دفاتر مدیریت پروژه را بایستی به عنوان یک ضرورت در نظر گرفت.

در یک تعریف کلی می توان گفت دفتر مدیریت پروژه در جهت تکمیل فعالیتها و تجربیات مدیریت پروژه در یک سازمان طراحی شده که می توانند برای ایجاد شایستگیهای سازمانی در تحلیل، طراحی، مدیریت و بازنگری پروژه به کار گرفته شوند.

بنابراین،  به منظور کاهش هزینه و زمان اجرا و همچنین افزایش کیفیت در پروژه بایستی رویکرد از مدیریت سنتی به مدیریت علمی تغییر یابد تا پاسخگوی بهینه سازی کارایی و عملکرد یک پروژه در دوره عمر آن باشد.

برای رسیدن به این مهم تشکیلات سازمان‌ یافته‌ ای برای مدیریت و برنامه‌ریزی پروژه‌ها موردنیاز خواهد بود.

دفتر مدیریت پروژه بر خلاف سازمان های مبتنی بر پروژه دارای نگرش سازمان محور است.

خدمات شرکت فراهمراهان در زمینه ی استقرار PMO در سازمان

ایجاد یک منبع استاندارد برای مدیریت پروژه

بهبود ارتباطات و شیوه به کار بردن منابع داخل سازمان

کمک به کاهش اثرات منفی پروژه های توسعه شکست خورده روی کارائی و بهره‌وری منابع

آماده سازی استاندارد ها و متدولوژی های مدیریت پروژه

مدیریت، اجرای آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان

استاندارد سازی در برآورد / برنامه ریزی / زمان بندی کنترل و گزارش دهی

تدوین یک متدولوژی مدیریت پروژه

تغییرات به متدولوژی موجود

شناسایی استانداردهای مدیریت پروژه

تدوین الگوهای مدیریت پروژه

هماهنگ کردن و یا اجرا کردن برنامه های آموزشی مدیریت پروژه

انتقال دانش از طریق مربی گری و ارشاد جهت بهبود شایستگی های مدیریت پروژه

نظارت و پایش پروژه ها

وضع خط ارتباطی حل مشکل مدیریت پروژه

برنامه ریزی در پوشش دهی مشکلات در پروژه

تهیه آرشیو داده آموخته ها

تعیین نقش ها و مسئولیتهای مدیران پروژه

تهیه شرح شغلی برای مدیران پروژه

فراهم آوردن کمک های استخدام نیروی انسانی

بهینه کاوی در مدیریت پروژه

مشارکت یا مدیریت پرتفولیو پروژه ها

برنامه ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه

ایجاد برنامه ظرفیت منابع پروژه

ایفای نقش به عنوان نگهبانی از سرمایه های مدیریت پروژه

استاندارد سازی در برآورد / برنامه ریزی / زمان بندی کنترل و گزارش دهی

تدوین یک متدولوژی مدیریت پروژه

تغییرات به متدولوژی موجود

شناسایی استاندارد های مدیریت پروژه

تدوین الگوهای مدیریت پروژه

هماهنگ کردن و یا اجرا کردن برنامه های آموزشی مدیریت پروژه

انتقال دانش از طریق مربی گری و ارشاد جهت بهبود شایستگی های مدیریت پروژه

نظارت و پایش پروژه ها

وضع خط ارتباطی حل مشکل مدیریت پروژه

برنامه ریزی در پوشش دهی مشکلات در پروژه

تهیه آرشیو داده آموخته ها

تعیین نقش ها و مسئولیت های مدیران پروژه

تهیه شرح شغلی برای مدیران پروژه

فراهم آوردن کمک های استخدام نیروی انسانی

بهینه کاوی در مدیریت پروژه

مشارکت یا مدیریت پرتفولیوی پروژه ها

برنامه ریزی استراتژیک برای مدیریت پروژه

ایجاد برنامه ظرفیت منابع پروژه

ایفای نقش به عنوان نگهبانی از سرمایه های مدیریت پروژه

تعیین اندازه و اختیارات دفتر مدیریت پروژه به مدیریت ارشد سازمان بستگی دارد. بنابراین، کاربرد دفتر مدیریت پروژه در یک شرکت با توجه به انتظارات مدیریت بسیار گسترده است.

لازم به ذکر است که دفتر مدیریت پروژه  دارای سه مدل می باشد که این مدل ها مکمل یکدیگرند به طوری که هر مدل تکمیل کننده مدل قبلی است

 شرکت فراهمراهان با توجه به موقعیت سازمان شما و نوع پروژه مورد نظر شما از این مدل ها برای استقرار دفتر مدیریت پروژه سازمان شما استفاده می کند.

این مدل ها عبارتند از:

  • مدل اول: یک آرشیو اطلاعاتی از استاندارد ها و راهکارهای برتر مدیریت پروژه؛

  • مدل دوم: یک مرکز معتبر جهت تهیه پروژه های کارشناسی سازمان؛

  • مدل سوم: یک مشاور داخلی که سرپرستی پروژه ها را به عهده دارد و توانایی لازم در ارزیابی، تصویب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.

    تکامل تدریجی مدل دفتر مدیریت پروژه:

  1. مدل حمایتی ( Supportive ): در اصل وظیفه پشتیبانی مدیریت پروژه را برعهده دارد. بصورت مستقیم در مدیریت پروژه ها مشارکت نمیکند و در مقابل نتایج عملکردی پروژه ها مسئول و پاسخگو نیست.
  2. مدل کنترلی ( Controlling ): از نظر آنکه پشتیبان مدیران پروژه میباشد، مشابه الگوی حمایتی است. در این مدل PMO راهکار هایی را ارائه می دهد و سطح قدرت متوسطی دارد.
  3. مدل هدایتی ( Directive):  شامل مدیران پروژه می باشد. وظایف شروع،  برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت اجرا، کنترل و اختتام پروژه را بر عهده دارد. در این مدل PMO قدرت فوق العاده بالایی دارد.

عمده فعالیتها و روشهایی که در فرآیندهای مدیریتی طراحی و پیاده سازی خواهند شد شامل:

  • اسناد پایه ای دفتر مدیریت پروژه ( PMO )

  • مدیریت یکپارچگی

  • مدیریت محدوده و قرارداد

  • مدیریت زمان

  • مدیریت هزینه، کنترل پروژه و جریان نقدینگی

  • مدیریت ریسک

  • مدیریت کیفیت

  • مدیریت منابع انسانی

  • مدیریت ارتباطات

  • مدیریت بخش مهندسی

  • مدیریت تغییرات در مدارک طراحی و مهندسی

  • تهیه و تامین تجهیزات

  • اجرا

  • گزارشات و داشبورد مدیریتی

مزایای استقرای PMO :

  • ارائه سیستم جامع و یکپارچه مدیریت بودجه و کنترل هزینه بصورت کاربردی و اجرایی

  • ارائه سیستم جامع و یکپارچه مدیریت قرارداد، تغییرات و ادعا در چهار چوب مدیریت پروژه

  • اجرای جلسات و برنامه ریزی استراتژی سازمانی

  • ارائه مکانیزم کامپیوتری یکپارچه پروژه محور جهت تسهیل تصمیم گیری مدیران

  • امکان ارائه شرح خدمات قسمتی از پکیج یکپارچه نیاز سازمان

  • الویت بندی حوزه ها و نیازمندی های سازمان پروژه محور بصورت یکپارچه

  • ارائه گزارشات داشبورد مدیریتی

  • کاهش ریسک های احتمالی در سازمان

  • افزایش کیفیت اجرا

  • مدیریت بازنگری پروژه

۱۳۹۷/۱۰/۵ ،۱۱:۲۷:۰۶ +۰۰:۰۰